Система «Управление договорами 3.0» предназначена для автоматизации всех аспектов работы юридических департаментов, связанных с созданием и согласованием договорных документов, а также визуального контроля процесса согласования. Основное назначение системы – автоматизация всех работ по составлению и согласованию договоров; ускорение процесса согласования договора; предоставление сотрудникам полной информации о состоянии процесса согласования. При этом сам договор может создаваться сотрудниками организации или быть получен от контрагента.
Система представляет собой новую версию популярной системы согласования договоров, развитую в соответствии накопленным опытом эксплуатации и пожеланиями пользователей по расширению функционала. Система сохранила основные концепции предыдущей версии, включая ролевую модель, однако предлагает улучшенный интерфейс и ряд новых функций, включая систему управления работой юристов. Полностью переработан движок, используются новые возможности Microsoft Office 365. Как и предыдущая версия, система выполнена в формате Microsoft SharePoint Add-in, что позволяет избежать необходимости в обновлении системы при обновлении SharePoint Online компанией Microsoft.
Основные задачи, решаемые системой – создание заявки на согласование договора, создание и запуск процесса согласования каждого договора, контроль состояния заявки (на каком именно шаге согласования она находится), ведение архива заявок. Впервые добавлены функции управления работой юридического отдела и инструменты выполнения специфических юридических задач.
Основные возможности системы:
- Ведение информации о договорах компании в едином хранилище документов;
- Возможность последовательного и параллельного согласования;
- Ведение реестра договоров;
- Выполнение дополнительных юридических действий, связанных с подготовкой договора, распределение задач между сотрудниками юр. отдела, контроль и сдвиг сроков исполнения;
- Поиск документов, включая поиск по любому слову, встречающемуся в тексте документа;
- Визуализация всех действий на всех этапах утверждения договора;
- Ведение истории по всем рабочим процессам, законченным или нет, в рамках всей системы;
- Создание неограниченного числа маршрутов согласования;
- Возможность добавления дополнительных согласующих уже в процессе согласования;
- Постоянный контроль состояния процесса (текущий этап согласования; лицо, рассматривающее заявку на данном этапе; итоговый статус заявки);
- Удобный, безопасный и быстрый доступ к данным, в том числе - с мобильных устройств;
- Архивирование информации о выполненных/невыполненных/отклоненных заявках;
- Адаптация интерфейса под стиль портала заказчика;
- Многоязычность (интерфейс на русском или английском языках, возможно создание версии с интерфейсом на любом другом языке);
- Единая база справочников контрагентов и ролей;
- Оперативное оповещение по почте участников процессов о наступлении событий.
Основные преимущества версии 3.0:
Возможность задать вопрос через чат на этапе согласования – участник процесса согласования может задать вопрос по договору любому сотруднику компании. В этом случае ему на почту придет данный вопрос, он сможет зайти в карточку договора и оставить свои комментарии.- Возможность добавлять нового согласующего сотрудника прямо во время согласования договора. Согласующий может быть добавлен как явно, так и скрыто (в этом случае результат согласования доступен только тем пользователям, у кого есть на это права).
- Возможность параллельного согласования заявки. При таком варианте реализуется сбор замечаний участников согласования. Если кто-либо отклонил запрос – его мнение будет учтено, но процесс не прервется. В случае отклонения запроса при последовательном согласовании процесс останавливается.
- Возможность работы с несколькими юридическими лицами для работы с договорами дочерних компаний с разграничением прав доступа для разных сотрудников.
- Отдельный блок запросов на выполнение дополнительных юридических действий, связанных с подготовкой договора: регистрация ООО, подготовка договора, выписка из ЕГРЮЛ и т.п. Распределение задач между сотрудниками юр отдела, контроль и сдвиг сроков исполнения.
Требования
Для работы с системой все сотрудники компании, отправляющие на заявки на одобрение договоров, и сотрудники компании, участвующие в процессе согласования, должны иметь активированную подписку на Microsoft Office 365 (как минимум - подписку на Microsoft SharePoint Online), иметь доступ в Internet, у них должен быть установлен любой браузер, одобренный Microsoft для работы с Microsoft Office 365.
Ролевая модель
В системе предусмотрены роли, выполняющие ту или иную функцию:
- Автор заявки на согласование – текущий пользователь, создающий запросы;
- Участник согласования – сотрудник, указанный в маршруте согласования документов (с правом принятия решений);
- Юрист – сотрудник, выполняющие задачи по созданию и проверке договоров, заключаемых компанией, рассмотрению заявок на согласование, а также выполняющие различные юридические действия, необходимые при ведении юридической деятельности;
- Юрист-диспетчер – сотрудник, принимающий заявки на согласование и распределяющий работу и поручения сотрудникам-юристам.
- Администратор системы – лицо, отвечающее за заполнение справочников, заведение ролей и назначение на эти роли реальных лиц (см. «справочники»), а также настройку маршрутов согласования.
- Администратор узла – лицо, производящее первоначальную установку приложения на портал SharePoint Online, настройку групп безопасности и назначение администратора системы.