Управление договорами 4.0 для Office 365

Согласование юридических документов – важнейшая часть работы любой организации. Новая версия системы «Управление договорами» расширяет возможности согласования и предлагает сотрудниками дополнительную гибкость в формировании маршрутов согласования.

Описание задачи:

Сотрудникам, ведущим договорную работу, необходим удобный и надежный механизм согласования создаваемых документов, обеспечивающий быстрое получение запросов на одобрение всеми участниками цепочки согласования. Для ускорения работы необходимо обеспечить постоянный доступ к системе всех участников процесса независимо от их нахождения на рабочем месте.

Описание системы:

Система «Управление договорами 4.0» автоматизирует весь процесс работы с договорными документами, предлагая гибкие и мощные инструменты управления согласованием и обеспечивая прозрачный доступ к информации о статусе договора.  Основное назначение системы – управление процессом составления договорных документов и ускорение согласования.

Система представляет собой следующую версию популярной системы согласования договоров, доработанную в соответствии с новыми требованиями пользователей. Система сохранила идеологию предыдущих версий, однако предлагает новые функции, значительно улучшающие гибкость и наглядность работы, поддерживает новые возможности Microsoft Office 365. Как и предыдущая версия, система выполнена в формате Microsoft SharePoint Add-in, что позволяет избежать необходимости в обновлении системы при обновлении SharePoint Online компанией Microsoft.

Основные задачи, решаемые системой – управление работой по составлению договора, управление согласованием документов, ведение архива заявок и договоров. Возможности согласования доступны теперь для всех сотрудников компании.

Основные возможности системы:

  • Ведение информации о договорах компании в едином хранилище документов.
  • Возможность последовательного и параллельного согласования. При параллельном согласовании реализуется сбор замечаний участников согласования. Если кто-либо отклонил запрос – его мнение будет учтено, но процесс не прервется. В случае отклонения запроса при последовательном согласовании процесс останавливается.
  • Делегирование полномочий по согласованию.
  • Возможность назначения групп сотрудников на роль согласующих.
  • Ведение реестра договоров.
  • Управление работами по подготовке договоров, распределение задач между сотрудниками юр. отдела, контроль и сдвиг сроков исполнения.
  • Поиск документов, включая поиск по любому слову, встречающемуся в тексте документа.
  • Ведение истории по всем процессам согласования, законченным или нет.
  • Создание неограниченного числа маршрутов согласования.
  • Возможность добавления дополнительных согласующих уже в процессе согласования.
  • Постоянный контроль состояния процесса (текущий этап согласования; лицо, рассматривающее заявку на данном этапе; итоговый статус заявки).
  • Удобный, безопасный и быстрый доступ к данным через Internet, в том числе - с мобильных устройств.
  • Архивирование информации о выполненных/невыполненных/отклоненных заявках.
  • Многоязычность (возможно создание версии с автоматической настройкой интерфейса на язык пользователя).
  • Единая база контрагентов и ролей. Возможность работы с несколькими юридическими лицами для работы с договорами дочерних компаний с разграничением прав доступа для разных сотрудников.
  • Оперативное оповещение по почте участников процессов о наступлении событий.

Ключевые преимущества версии 4.0:

  • Поддержка делегирования с / без подтверждения. Участник процесса согласования может назначить на свою роль другого сотрудника на период своего отсутствия.
  • Возможность назначения группы сотрудников на роль согласования. В этом случае каждый из них получит возможность выполнить действие согласования и передать заявку далее.
  • Возможность добавления контрагента во время согласования договора. Обычно контрагенты заводятся в справочник до запуска документа на согласование, теперь возможно добавить контрагента и во время составления заявки.
  • Контроль над договорами дочерних компаний.
  • Новая корневая страница, предлагающая сотрудникам быстрый доступ ко всем поданным заявкам и договорам на согласовании.
  • Поддержка работы с европейскими юридическими лицами (доработан формат счетов).
  • Возможность работы с системой из Microsoft Teams.

Ролевая модель

В системе предусмотрены роли, выполняющие ту или иную функцию:

  • Автор заявки на согласование – текущий пользователь, создающий запросы;
  • Участник(и) согласования – сотрудник(и), указанный в маршруте согласования документов (с правом принятия решений);
  • Юрист – сотрудник, выполняющие задачи по созданию и проверке договоров, заключаемых компанией, рассмотрению заявок на согласование, а также выполняющие различные юридические действия, необходимые при ведении юридической деятельности;
  • Юрист-диспетчер – сотрудник, принимающий заявки на согласование и распределяющий работу и поручения сотрудникам-юристам.
  • Администратор системы – лицо, отвечающее за заполнение справочников, заведение ролей и назначение на эти роли реальных лиц, а также настройку маршрутов согласования.
  • Администратор узла – лицо, производящее первоначальную установку приложения на портал SharePoint Online, настройку групп безопасности и назначение администратора системы.

Требования к системе:

Для работы с системой все сотрудники компании, отправляющие на заявки на одобрение договоров, и сотрудники компании, участвующие в процессе согласования, должны иметь активированную подписку на Microsoft Office 365, иметь доступ в Internet, у них должен быть установлен любой браузер, одобренный Microsoft для работы с Microsoft Office 365.

Скриншоты решения 

Корневая страница

Kornevaya stranitca

Делегирование

Delegirovanie

Лист согласования

List soglasovaniya

 

Получить более подробную информацию вы можете по телефонам +7 (495) 788-74-14 или напишите нам на электронную почту 

 



Яндекс.Метрика