Система "Управление платежными документами" предназначена для автоматизации и ускорения работы бухгалтерии и специалистов по закупкам. Новое приложение входит в семейство бизнес-продуктов «Документооборот 365» и позволяет решить чрезвычайно важную задачу – гарантировать своевременное получение организацией счетов за необходимые ей товары и услуги и обеспечить авторизованный доступ к ним для соответствующих специалистов. «Управление платежными документами» работает на платформе Microsoft Office 365 и использует новую технологию Microsoft Power Automate.
Использование для разработки технологии Microsoft Power Automate, входящей в Microsoft Office 365, позволило достичь нового уровня автоматизации бизнес-процессов, а главное - резко (примерно в 5 раз) сократило срок и стоимость разработки системы по сравнению с аналогичными разработками, созданными по традиционной методике.
«Управление платежными документами» позволяет автоматически сортировать счета и другие первичные документы, поступающие в определенные почтовые ящики корпоративной почтовой системы Microsoft Exchange, и распределять их по заданным папкам библиотеки Microsoft SharePoint, где они становятся доступными для просмотра и обработки любому сотруднику, имеющему соответствующий доступ. Ключевое преимущество, обеспечиваемое системой – исключение возможности потери или несвоевременного поступления документов в бухгалтерию в результате человеческого фактора. В компаниях, особенно крупных, может существовать несколько почтовых ящиков для получения счетов от контрагентов, которые могут проверяться разными сотрудниками. При большом потоке поступающих сообщений может произойти пропуск сроков оплаты того или иного документа в результате человеческого фактора – сотрудник, мониторящий соответствующий ящик, может забыть передать счет в оплату, заболеть, пропустить или случайно удалить сообщение со счетом, непроизвольно сдвинуть его в какую-то папку. В результате счет может быть оплачен невовремя или не оплачен вообще. Система «Управление платежными документами» решает эту проблему, автоматически направляет все сообщения, приходящие в указанные ящики, в выбранные для них папки.
Среди других преимуществ, обеспечиваемых внедрением системы:
- Создание и ведение защищенного архива всех платежных документов по контрагентам и времени поступления платежных документов.
- Актуальность информации о поступивших в компанию счетах
- Возможность развития в части разработки статусной модели с целью контроля оплаты
- Гибкая система мобильного доступа к данным с возможностью разграничения прав на просмотр и редактирование документов
- Возможность подключения разработанной в АЛВ системы согласования и оплаты счетов «Управление платежами»