• Главная
»
• Workspace Booking Manager 365

Workspace Booking Manager 365 - управление бронированием рабочих мест на платформе Microsoft Office 365

Быстрое распространение системы рабочих помещений без закрепленных за сотрудниками постоянных рабочих мест несет много преимуществ, но имеет серьезный недостаток – отсутствие гарантированного рабочего места/свободной переговорной в случае приезда в офис сотрудника или встречи команды специалистов. И пандемия COVID-19 требует обеспечения социального дистанцирования между занятыми столами. Для решения этой проблемы мы предлагаем систему «Workspace Booking Manager 365», выполненную на платформе Microsoft Office 365.

Описание задачи

Культура работы «sharedesk» / «openspace», предусматривающая отсутствие у сотрудников постоянных рабочих мест, начала развиваться несколько лет назад – такая практика позволяла экономить на офисных площадях и повышала уровень взаимодействия сотрудников. Период карантина только усилил эту тенденцию – сотрудники, работающие удаленно, привыкли работать вне офиса и стали заезжать туда лишь по необходимости (например, с кем-то встретиться лично), а сами офисные площади стали сокращаться прежде всего в силу экономических причин. Окончание карантина и возвращение части работников в офис привели к неожиданным последствиям – свободных помещений стало не хватать. Требования соблюдения социальной дистанции в офисе только осложняют положение. Единственный выход – своевременное бронирование рабочих мест и переговорных.

Система «Workspace Booking Manager 365 - управление бронированием рабочих мест» позволяет сотрудникам зарезервировать на схеме помещения тот или иной стол, либо нужную переговорную на определенные дату и время, с точностью до часа. При этом контролируется список бронирований, сделанных ранее, при попытке забронировать уже занятый стол или переговорную система выдаст предупреждение. При бронировании используется уникальный для каждой организации план помещений со схемой расположения столов. Система доступна непосредственно из Microsoft Teams и не требует от сотрудников дополнительной авторизации.

Основные преимущества:

• Teams-приложение.
• Доступ через Internet, для работы нужен только браузер.
• Наглядность – выбор нужного места по схеме помещения, где указаны все уже занятые рабочие места/переговорные по дням с указанием времени бронирования и сотрудника, сделавшего бронирование. Щелчок по выбранному столу выводит окно бронирования. Цвет стола в помещении указывает его доступность – забронирован на весь день (красный), на часть дня (желтый), доступен полностью (зеленый). Впоследствии возможна онлайн-отмена сделанного бронирования.
• Схема помещений точно соответствует планировке офисов в организации.
• Режим COVID19 – возможность принудительного соблюдения норм социальной дистанции при бронировании рабочих мест. Столы в пределах социальной дистанции от забронированных ранее выделяются серым цветом и недоступны для нового бронирования.
• Оповещение автора с подтверждением даты, времени и места бронирования или отмены сделанной брони.

 Требования к системе:

• Microsoft Office 365 в редакции с SharePoint Online и Microsoft Teams.
• Наличие на клиентских ПК браузера, совместимого с SharePoint Online.