Автоматизация бизнес-коммуникаций с клиентами и партнерами.
Описание задачи:
Для компаний, бизнес которых строится на обработке большого числа документов от заказчиков (проектные, финансовые, юридические, аутсорсинговые компании), критически важно организовать безопасное и надежное хранение как получаемых от заказчиков документов (часто конфиденциальных), так и собственных документов, создаваемых для заказчиков по итогам обработки поступившего массива информации.
Похожие задачи есть у компаний, поддерживающих постоянные коммуникации с бизнес-партнерами различного уровня (например – с дистрибуторами и дилерами). Им нужно сочетать возможность создания, хранения и обмена персонализированными документами с конкретным партнером с возможностью глобальной коммуникации сразу со всеми партнерами.
Часто при этом необходимо быстро обсудить с контрагентом тот или иной документ и зафиксировать результаты его согласования при соблюдении всех требований безопасного и надежного онлайн-доступа, в том числе – для мобильных пользователей.
Описание системы:
Система «Communication Manager 365» реализует концепцию личных кабинетов, позволяя организовывать персональные коммуникации с каждым отдельным партнером, а также предлагает инструменты для глобального распространения информации (новости, события) для всей партнерской сети сразу. При необходимости возможно провести онлайн-обсуждение и согласование документов с сохранением протокола согласования. Работа в среде Office 365 обеспечивает соответствие требованиям безопасности хранения документов и гарантирует доступ к данным для всех авторизованных пользователей, в том числе – для удаленных и мобильных, не требуя установки дополнительного ПО.
Основные возможности системы:
- Назначение менеджера/команд менеджеров, отвечающих за работу с конкретным партнером. Доступ к его документам предоставляется только участникам соответствующей команды.
- Хранение всех документов контрагента в его личном кабинете, который является частью общего хранилища данных. Доступ к данным в личном кабинете предоставляется только авторизованным менеджерам. Индивидуальная настройка личного кабинета позволяет организовать хранилище документов наиболее удобным клиенту образом.
- Онлайн-согласование с возможностью ведения реестра согласованных документов. Вся переписка и результаты согласования заносятся в отдельный протокол, который выгружается в формате Word.
- Ведение ВИКИ-библиотеки с типовыми документами, маркетинговой и продуктовой информацией, шаблонами договоров, контактными данными сотрудников, планами мероприятий и т.д., доступными всем партнерам.
- Загрузка и выгрузка документов авторизованными сотрудниками по защищенному протоколу вместо пересылки по электронной почте.
- Создание новостей и событий как глобальных (для всех), так и персональных (для отдельного партнера).
- Создание и занесение в календарь партнера общих и персональных графиков событий.
- Быстрый доступ менеджеров и сотрудников партнера к контактам друг друга (чат, почта).
- Поддержка версионности – хранение указанного числа копий для документа.
- Возможность применения политик хранения документов (например, автоматический перенос их в архив из личного кабинета через установленный период времени). Автоматизированная система выгрузки документов во внешнее хранилище по расписанию или “по кнопке” позволяет избежать избыточности данных и организовать дополнительное хранилище, не зависящее от “облака”.
- Развитая система оповещений:
- О наступлении локальных и глобальных событий.
- О появлении в системе и в личных кабинетах новых документов.
- О превышении заданного числа документов в системе.
- Встроенные механизмы разграничения доступа к данным, защиты от вирусов и восстановления данных.
- Удобный, безопасный и быстрый доступ к данным через Internet, в том числе - с мобильных устройств.
- Интерфейс на русском и английском языках.
Требования к системе:
Для работы с системой все сотрудники компании должны иметь активированную подписку на Microsoft Office 365, иметь доступ в Internet, у них должен быть установлен любой браузер, одобренный Microsoft для работы с Microsoft Office 365.
Получить более подробную информацию вы можете по телефонам +7 (495) 788-74-14 или напишите нам на электронную почту zapros@allware.ru