Управление консалтингом для Office 365

Автоматизация работы с конфиденциальными документами для консалтинговых компаний.

Описание задачи:

Характер работы консалтинговых компаний требует от них использования удобной и надежной системы хранения, согласования и обменами конфиденциальными документами. Такая система должна поддерживать мобильный доступ к документам и онлайн-конференции, а также отвечать самым современным требованиям к безопасности и надежности обработки информации.

Описание Системы:

Система «Управление консалтингом для Office 365» разработана по заказу крупной международной консалтинговой компании для повышения эффективности, скорости и безопасности работы с документами. Система предлагает сотрудникам консалтинговой фирмы современные средства коммуникации с заказчиками, автоматизирует процесс сбора, согласования и обмена конфиденциальными документами и отчетами, обеспечивает защищенное хранение данных и мобильный доступ к ним для авторизованных лиц. Работа в среде Office 365 обеспечивает соответствие требованиям безопасности хранения документов и гарантирует доступ к данным для всех пользователей, в том числе – для удаленных и мобильных, не требуя установки дополнительного ПО.

Основные возможности системы:

  • Создание команд консультантов, отвечающих за работу с конкретным клиентом. Доступ к документам этого клиента предоставляется только участникам соответствующей команды.
  • Хранение всех документов клиента в личном кабинете, который является частью общего хранилища данных. Доступ к данным в личном кабинете предоставляется только авторизованным сотрудникам клиента. Индивидуальная настройка личного кабинета позволяет организовать хранилище документов наиболее удобным клиенту образом.
  • Онлайн-согласование отчетов с клиентами. Для этого со стороны клиента вводится роль валидатора, который имеет исключительные права на одобрение документов, подготовленных консультантами. Предусмотрена возможность ведения реестра отчетов. Вся переписка сотрудников клиента и консалтинговой компании и результаты согласования заносятся в отдельный протокол, который выгружается в формате Word.
  • Ведение консалтинговой фирмой ВИКИ-библиотеки с типовыми документами, справками, приказами, шаблонами документов, доступными всем заказчикам.
  • Загрузка и выгрузка документов авторизованными сотрудниками по защищенному протоколу вместо пересылки по электронной почте.
  • Создание новостей и событий как глобальных (для сотрудников консалтинговой фирмы и всех клиентов), так и локальных (для отдельного клиента).
  • Создание и занесение в календарь клиента разработанного для него графика платежей.
  • Быстрый доступ авторизованных сотрудников клиента и консалтинговой фирмы к контактам друг друга (чат, почта).
  • Поддержка версионности – хранение указанного числа копий для документа.
  • Возможность применения политик хранения документов (например, автоматический перенос их в архив из личного кабинета через установленный период времени). Автоматизированная система выгрузки документов во внешнее хранилище по расписанию или “по кнопке” позволяет избежать избыточности данных и организовать дополнительное хранилище, не зависящее от “облака”.
  • Развитая система оповещений:
    • О наступлении локальных (включая уведомления о датах платежей) и глобальных событий.
    • О появлении в системе и в личных кабинетах новых документов.
    • О превышении заданного числа документов в системе.
  • Встроенные механизмы разграничения доступа к данным, защиты от вирусов и восстановления данных.
  • Удобный, безопасный и быстрый доступ к данным через Internet, в том числе - с мобильных устройств.
  • Интерфейс на русском и английском языках.

Требования к системе:

Для работы с системой все сотрудники компании должны иметь активированную подписку на Microsoft Office 365, иметь доступ в Internet, у них должен быть установлен любой браузер, одобренный Microsoft для работы с Microsoft Office 365.

 

Онлайн-согласование отчета с заказчиком:

Онлайн-согласование отчета с заказчиком

 

Файловая структура в личном кабинете заказчика:

Файловая структура в личном кабинете заказчика



Яндекс.Метрика