Автоматизация сбора и согласования счетов 2.0

Новая версия системы сбора и согласования счетов расширяет каналы получения счетов, упрощает их обработку и предлагает несколько уровней согласования счетов до их оплаты. Применение новых инструментов Microsoft Office 365 значительно сокращает число ручных операций и ускоряет обработку документов.

Описание задачи

Быстрый рост B2B-коммерции ведет к тому, что счета за товары и услуги все чаще не пересылаются заказчикам по почте, а скачиваются ими самостоятельно на B2B-порталах и сайтах поставщиков. В этих условиях для своевременного проведения платежей и оптимизации финансовых потоков необходимо контролировать актуальность и необходимость оплаты всех полученных счетов, а также обеспечить их централизованное хранение. Учитывая большое число счетов, получаемых даже малым бизнесом, требуется максимально автоматизировать этот процесс.

Краткое описание

Новая версия нашей системы получения и согласования счетов использует Microsoft Teams, Microsoft Flow и Microsoft SharePoint Online, что позволяет обрабатывать счета, как пересылаемые по электронной почте, так и скачанные через Internet. Используемые роли менеджера и руководителя позволяют организовать несколько уровней проверки и одобрения счетов и сохранять одобренные и отклоненные счета в защищенном хранилище данных, где они становятся доступными для просмотра и обработки любому сотруднику, имеющему соответствующий доступ.

Требования к системе

  • Microsoft Office 365 – планы Business Essentials, Business Premium, E1, E3 и E5.
  • Браузер, поддерживающей работу с Office 365.

Ключевые преимущества системы

  • Автоматическое получение счетов из сообщений электронной почты.
  • Обработка счетов, скачанных через Internet.
  • Многоуровневая система проверки и согласования счетов.
  • Создание и ведение защищенного архива всех платежных документов по контрагентам и времени поступления платежных документов.
  • Актуальность информации о поступивших в компанию счетах.
  • Возможность развития в части разработки статусной модели с целью контроля оплаты.
  • Гибкая система мобильного доступа к данным с возможностью разграничения прав на просмотр и редактирование документов.
  • Возможность подключения разработанной нами системы согласования и оплаты счетов «Управление платежами».

Интерфейс Teams канала, используемого для получения счетов

Teams channel

Письмо проверяющему о поступлении нового счета

Pismo proveryzuchemy

Эскалация одобрения счета на более высокий уровень

Eskalacia odobreniya

Одобрение эскалированного счета

Odobrenie eskalirovannogo scheta

Библиотека одобренных счетов

biblioteka odobrennih schetov

 

 

Получить более подробную информацию вы можете по телефонам +7 (495) 788-74-14;   +7 (495) 433-03-58 или напишите нам на электронную почту 



Яндекс.Метрика