Система управления закупками

Система управления закупками разработана на платформе MS SharePoint 2010 и предназначена для автоматизации совместной работы сотрудников различных подразделений компании при выполнении заявок на закупки товаров и услуг, поступающих в отдел Закупок Компании от внутренних подразделений или от внешних заказчиков. Система практически полностью готова к работе и требует минимальных настроек на бизнес-процессы Компании.

Продукт автоматизирует основные этапы процесса создания, рассмотрения и реализации заявок и позволяет контролировать весь цикл прохождения - от создания и утверждения ответственными лицами Компании до полного выполнения. Система автоматически отслеживает количество принятых обращений на закупку и время их утверждения для каждого участника бизнес-процесса. Движение заявок по цепочке согласования оформляется в виде рабочих процессов, которые могут быть модифицированы в случае необходимости. Разграничение прав доступа позволяет соблюсти заданные требования конфиденциальности и обеспечить просмотр и модификацию только уполномоченными на то лицами. Гибкая система построения отчетов позволяет получить любую интересующую информацию по всем завершенным или находящимся в процессе рассмотрения запросам.

Архитектура продукта позволяет использовать его как в собственной сети Компании, так и разместить «в облаке» - на внешних ресурсах, по выбору заказчика, для снижения эксплуатационных расходов и повышения уровня безопасности данных.

Система управления закупками обеспечивает следующие возможности:

  • Полный контроль над процессом закупок – от согласования до выполнения
  • Ведение архива заявок на закупку и поиск по их метаданным (название, дата создания, сумма, дата окончания и т.д.), а также по любому слову, встречающемуся в тексте
  • Создание и настройка необходимых процедур и утверждения
  • Ведение Истории по всем рабочим процессам согласования заявок, завершенным или находящимся в работе
  • Отслеживание состояния каждого запроса на текущий момент времени
  • Уведомление назначенных участников бизнес-процесса об изменении состояния заявок:

◦ Об изменениях, предложенных участниками согласования или одобрения

◦ О прохождении очередного этапа одобрения

◦ О выполнении закупок по утвержденной заявке

  • Получение наглядной и обоснованной информации обо всех этапах процесса – времени и качестве исполнения, количестве и времени задержек процесса отдельными исполнителями или подразделениями, наличии «узких мест» процесса, требующих административного вмешательства
  • Возможную интеграция с 1С – постановка на баланс, расчет времени амортизации товара и т.д.
  • Работу с системой по ролевому принципу – на каждую роль участника процесса может быть назначен тот или другой конкретный сотрудник. В случае назначения на роль нескольких сотрудников возможна автоматическая замена в цепочке одобрения запроса одних участников на других, на время отпуска, болезни, обучения и т.д. (по информации от отдела кадров об отсутствии человека в офисе) на определенный период времени. По окончании этого периода замененный сотрудник восстанавливается в своем статусе автоматически, без дополнительных действий со стороны администратора

Преимущества использования системы управления закупками:

  • Ускорение и упорядочивание процедуры закупок в компании
  • Автоматическая замена отсутствующего сотрудника на его заместителя в утвержденной цепочке согласования позволяет избежать простоев в работы в случае болезни и отпуска
  • Настраиваемая система уведомлений автоматически информирует участников о наступлении заданных событий, позволяя избежать таких ситуаций, как истечение срока действия одобренной заявки или превышение времени, отведенного на согласование и подписание
  • Руководители получают возможность в любой момент получить полную картину всей процедуры, что значительно облегчает задачу управления им

 



Яндекс.Метрика