Система управления договорами для российского представительства европейского электротехнического концерна

В результате исполнения проекта в представительства была создана развитая система хранения и управления движением юридических документов на платформе Microsoft SharePoint. В рамках системы была создана площадка для совместной работы сотрудников различных подразделений представительства по согласованию и хранению  документов - от стадии создания договора или документа до стадии его утверждения и подписания, учитывающая различные роли участников реализуемых бизнес-процессов и существующие у них права доступа.

Основные возможности:

  • Ведение информации о договорах в едином хранилище документов и приложений к ним. В хранилище обеспечен поиск договоров по метаданным, включая возможность поиска по любому слову, встречающемуся  в тексте документа (Договора или приложения).
  • Ведение информации о рабочем процессе утверждения договоров различными его участниками на разных этапах утверждения документов.
  • Ведение истории по всем рабочим процессам, законченным или нет (созданием для каждого рабочего процесса своего списка истории).
  • Уведомление участников о наступлении следующих событий:
    • Изменение договора.
    • Изменение метаданных договора.
    • Необходимость утверждения измененного договора.
  • Автоматическое отслеживание количества утверждений договоров и времени их утверждения сотрудниками.
  • Извещение определенного списка сотрудников о приближении даты истечения срока договора и приложений к нему.
  • В условиях отсутствия определенных участников бизнес-процесса автоматическая замена во всех цепочках авторизации отсутствующего сотрудника на его заместителя (при соответствующих настройках по информации от отдела кадров об отсутствии человека в офисе на время отпуска, обучения, болезни и пр.) на определенный период времени. По окончании этого периода замененный сотрудник восстанавливается в своем статусе автоматически, без дополнительных действий со стороны администратора.


Яндекс.Метрика