Автоматизация сбора, хранения и обработки первичной документации

Доставка оригиналов первичных бухгалтерских документов из региональных подразделений или филиалов в центральный офис является затратным процессом, требующим повышенного внимания: необходимо постоянно контролировать срок и полноту отправки и получения документов; обеспечить получение документов полностью и в необходимые сроки; исключить утерю документов по дороге и по месту прибытия.

Описание решения

Система управления сбором первичных документов позволяет упростить и ускорить передачу данных за счет выкладывания сканов первичных документов на корпоративный портал. Сотрудники удаленных филиалов выкладывают отсканированные первичные документы в библиотеку на портале, указывая в качестве свойств тип документа, отчетный период, контрагента, наименование филиала, примечание (при необходимости). В конце отчётного периода сотрудники бухгалтерии центрального офиса проверяют выложенную первичную документацию и утверждают или отклоняют ее. В случае акцепта – документ закрывается на редактирование. В противном случае документ возвращается сотруднику удаленного филиала, загрузившему его на портал, о чем ему направляется оповещение. В случае необходимости возможна интеграция системы со справочником контрагентов из ERP.

Требования к системе:

  • SharePoint Server 2010 и выше/SharePoint Online
  • Nintex Workflow 2010/2013
  • Internet Explorer 8 и выше

Ключевые преимущества:

  • Сокращение расходов и ускорение доставки документации
  • Исключение возможности утери первичных документов по дороге и по прибытию
  • Постоянное наличие актуальной информации о первичной документации
  • Безопасное, надежное хранение данных с возможностью разграничения доступа сотрудников и поиска по контрагентам, филиалам, типам и дате первичного документа

 

Форма загрузки документации

pic1
Типы документов

pic2

Поиск контрагентов по ИНН и наименованию

pic3

Структурированное хранилище документов

pic4
Структурированное хранилище документов

pic5
Форма проверки 

pic6



Яндекс.Метрика