Документооборот - важная область деятельности практически любой компании. На согласование и утверждение бумажного документа уходит много времени и внимания сотрудников. Чем крупнее компания, чем больше поток документов, чем выше степень информационного взаимодействия между сотрудниками, тем больше времени и трудозатрат уходит на циркуляцию документов. Поэтому сейчас многие IT-компании занимаются разработкой систем электронного документооборота. Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру с возможностью формирования распределенной базы данных.

 

Преимущества электронного документооборота:

· повышение производительности компании

· мгновенный доступ к актуальной информации

· уменьшение ошибок типа "человеческий фактор"

· уменьшение материальных издержек

· улучшение взаимодействия между департаментами и отделами

· коллективная работа с документами

· сокращение потребности в дополнительном персонале

· снижение расходов на хранение документов

· защита документов от повреждений

· повышение корпоративного сознания

 

Системы документооборота бывают разные – есть мощные и дорогие системы, которые пишутся годами, есть легкие небольшие системы, которые решают базовые задачи. Бизнес средних и малых компаний весьма динамичен, и они хотят, чтобы в будущем было можно достаточно легко развивать систему в соответствии с меняющимися потребностями. Поэтому мы выбрали платформу Sharepoint как технологическую базу, позволяющую с одной стороны быстро начать и сделать реально работающий проект с минимальными затратами, а с другой – развивать его по мере роста масштаба бизнеса.

Первое, что заметно сразу после введения электронного документооборота, — ускорение выполнения типовых операций. Увеличивается скорость распространения информации по компании. Сокращаются совокупное время подготовки и получения информации, средняя длительность операции и количество совершаемых операций в единицу времени. Наличие библиотеки документов помогает устранить "узкие места" в работе с документами (задержки в обрабоке документов, трудности при согласовании множества версий одного и того-же документа и т. д.), ускорить процесс понимания новыми сотрудниками бизнес-процессов компании и своих обязанностей, сократить время на взаимодействие с коллегами. Появляется возможность коллективной работы над проектами или задачами, что значительно сокращает временные рамки. К тому же, повышается производительность сотрудников, а значит, нет необходимости нанимать дополнительный персонал в случае расширения компании.

 

Microsoft SharePoint Server 2010 — это интегрированный пакет серверных приложений, использование которого позволяет увеличить эффективность работы организации и оптимизировать взаимодействие сотрудников с информацией, бизнес-приложениями и бизнес-процессами. SharePoint Server 2010 предназначен для создания гибкой, многоуровневой системы хранения, поиска и совместного использования корпоративных данных. Ключевое преимущество платформы Microsoft SharePoint Services/Microsoft SharePoint Server - широкие возможности разработки гибких масштабируемых корпоративных приложений, решающих те или иные задачи автоматизации офисной деятельности.

Один из примеров – разработка компании Allware «Управление договорами». Это портальное интранет-решение: узел для совместной работы сотрудников различных подразделений Компании в рамках управления договорами и документами от стадии создания договора или документа до стадии его утверждения и подписания, учитывающее различные роли участников реализуемых бизнес-процессов и их права доступа к компонентам Системы на всех этапах.

 

Автоматизированы бизнес-процессы:

·         Ведение информации о договорах Компании в едином хранилище документов и приложений к ним (задача “Управление договорами”). В хранилище обеспечен поиск договоров по метаданным, включая возможность поиска по любому слову, встречающемуся в тексте документа (Договора или приложения).

·         Ведение информации о рабочем процессе утверждения договоров различными его участниками на разных этапах утверждения документов (задача “Рабочие процессы”).

·         Ведение Истории по всем рабочим процессам, законченным или нет, в рамках всей Системы (созданием для каждого рабочего процесса своего списка истории).

·         Уведомление участников о наступлении в Системе основных событий:

o Об изменении договора.

o Об изменении метаданных договора.

o О необходимости утверждения измененного договора

 

Достигнуты следующие преимущества:

1. Значительно облегчен и ускорен поиск нужного документа в базе.

2. Процесс утверждения документов (договоров) несколькими инстанциями значительно упростился.

3. Все рабочие процессы можно отслеживать поэтапно за счет ведения истории процессов.

4. Участники рабочего процесса всегда в курсе изменений в договоре.

 

Подробнее об управлении договорами